Как объединить дубли в amoCRM: вручную и автоматически

Дубли появляются почти в каждой amoCRM: клиент оставил заявку с сайта, потом написал в мессенджер, а менеджер завёл его ещё раз вручную. В итоге у одного человека две-три карточки, история общения разбита, а в отчётах один клиент считается несколько раз.

Ниже - как найти и объединить дубли штатными средствами amoCRM, что происходит с данными при склейке и что делать, если дублей много.

Как объединить дубли контактов вручную

1. Откройте «Списки» → «Контакты».
2. Нажмите кнопку с тремя точками («...» или «Ещё») в правом верхнем углу и выберите «Поиск дублей». amoCRM проверит список и покажет найденные дубли. Если их нет, появится сообщение «Дублей больше нет».

3. Откроется окно «Найти и объединить дубли». amoCRM показывает найденные пары по одной, счётчик в заголовке - «1 из N». Если повторов нет, появится сообщение «Дублей больше нет».
4. В колонках - данные каждой карточки, справа - итоговая карточка. Отметьте, какие значения оставить: имя, ответственного, телефоны, email и другие поля. «Выбрать всё» над колонкой берёт все значения из одной карточки.
5. Нажмите «Объединить». Если это разные клиенты, нажмите «Не дубль» - amoCRM перестанет предлагать эту пару. Окно перейдёт к следующей паре.

Как объединить конкретные карточки

Если нужно склеить определённого клиента или «Поиск дублей» его не предложил:

1. Найдите карточки через строку «Поиск и фильтр» над списком - по телефону, email или имени.
2. Отметьте галочками карточки одного клиента и нажмите «объединить» в панели над списком.

3. Откроется окно «Объединение контактов» - такое же, как в «Поиске дублей». Выберите, какие значения оставить, проверьте итог справа и нажмите «Объединить».

Как объединить дубли компаний

Компании объединяются так же: «Списки» → «Компании», отметьте карточки одной компании и нажмите «объединить» в панели над списком. В окне «Объединение компаний» выберите, какие значения оставить, и нажмите «Сохранить».

Пункта «Поиск дублей» в меню списка компаний нет, поэтому повторы удобнее искать через «Поиск и фильтр» - по названию, ИНН или телефону.

Как объединить две сделки в одну

1. Откройте «Сделки» и переключитесь на вид списком.
2. Чтобы найти повторные сделки, нажмите кнопку с тремя точками → «Поиск дублей», или найдите сделки клиента через поиск.

3. Отметьте сделки, которые нужно склеить, и нажмите «объединить».
4. В окне объединения выберите, какие значения оставить, и подтвердите. Контакты, задачи и примечания всех сделок привяжутся к итоговой.

Как найти все дубли в базе через Excel

«Поиск дублей» показывает совпадения прямо в списке. Чтобы увидеть картину по всей базе - сколько повторов и у каких клиентов, - удобно выгрузить контакты в таблицу.

1. «Списки» → «Контакты» → кнопка с тремя точками → «Экспорт». Выгрузите список и откройте файл в Excel или Google Таблицах.
2. Приведите телефоны к одному виду. Рядом с колонкой телефона добавьте новую и вставьте формулу - она уберёт пробелы, скобки, дефисы и «+» и оставит последние 10 цифр (C - колонка с телефоном): =ПРАВСИМВ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(C2;" ";"");"-";"");"(";"");")";"");"+";"");10) В Google Таблицах короче: =ПРАВСИМВ(REGEXREPLACE(C2&"";"\D";"");10) Если в одной ячейке несколько номеров через запятую, сначала разнесите их по колонкам: «Данные» → «Текст по столбцам».
3. Отметьте повторы: выделите новую колонку → «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения». Или посчитайте формулой =СЧЁТЕСЛИ(D:D;D2) - всё, что больше 1, это дубли.
4. Отсортируйте таблицу по новой колонке - дубли окажутся рядом. Email проверьте так же, приведя к одному виду формулой =СТРОЧН(СЖПРОБЕЛЫ(E2)).
5. Найденные номера и адреса вводите в «Поиск и фильтр» в amoCRM и объединяйте карточки, как описано выше.

Таблица только показывает дубли, объединять их всё равно нужно в amoCRM. Если повторов сотни, быстрее проверить базу виджетом: он сравнивает номера так же, по последним 10 цифрам, и сразу склеивает карточки.

Что происходит с данными при объединении

Из нескольких карточек остаётся одна - итоговая. Вот что происходит с остальным:

Перед массовой склейкой стоит проверить на двух-трёх карточках, что значения сохраняются так, как вам нужно.

Как отменить объединение

Если склеили не тех клиентов или не те значения, объединение можно откатить - отмена встроена в amoCRM.

1. Откройте карточку, которая осталась после объединения.
2. Найдите в ленте системное примечание «Объединение контактов». В нём видно, какие значения остались, а зачёркнутые - какие были заменены. «Показать полностью» раскрывает все поля.
3. Нажмите «Отменить» в правом углу примечания - amoCRM разделит карточки обратно.

Если кнопка «Отменить» не активна

amoCRM блокирует отмену, если после склейки в карточке сделали больше пяти изменений. Тогда вторую карточку можно вернуть из удалённых:

1. «Списки» → «Контакты», нажмите на строку «Поиск и фильтр» и выберите «Удаленные».
2. Отметьте нужный контакт и нажмите «восстановить».
3. Проверьте сделки и задачи: при склейке они перешли в итоговую карточку, и после восстановления их может понадобиться перепривязать вручную.

Нюансы отмены

• Отменяйте сразу. Каждое изменение карточки приближает блокировку: после пяти правок кнопка станет неактивной.
• Если склеивал виджет, сначала исключите карточку. Поправьте правило или включите в карточке флаг из настройки «Игнорировать» (например, поле «Не объединять»). Иначе при следующем изменении виджет склеит карточки снова.
• У компаний отмена там же - в системном примечании итоговой компании.
• Сделки, объединённые вручную, отменяются так же - через примечание в ленте сделки.
• Сделки, объединённые виджетом «Автодубли сделок»: в ленте сделки откройте запись «Объединение сделок» → «Посмотреть детали» → «Отменить объединение». Если сделку после склейки меняли, виджет покажет изменённые поля и спросит, что с ними сделать. В «Истории объединений» можно отменить сразу несколько склеек.

Нюансы, на которых чаще всего спотыкаются

Эти ситуации мы регулярно разбираем с клиентами - они касаются и ручного объединения, и автоматического.

Когда ручного объединения мало

Ручной способ хорошо работает, когда дублей немного и появляются они редко. Сложнее, если:

• дубли приходят каждый день - из форм на сайте, мессенджеров, звонков, импорта;
• в базе накопились сотни и тысячи повторов;
• номера записаны по-разному: +7, 8, с пробелами и скобками;
• нужно, чтобы правила склейки были одинаковыми у всех менеджеров.

Тогда объединение можно поручить виджету: он находит и склеивает дубли сам, по заданным правилам.

Как объединять дубли автоматически

Виджет Roydis «Дубли контактов и компаний» работает поверх штатного объединения amoCRM:

• Проверяет всю накопленную базу при первом запуске, а дальше - каждый новый и изменённый контакт или компанию.
• Ищет совпадения по телефону (по последним 10 цифрам, поэтому «+7» и «8» не мешают), по email или по дополнительному полю.
• Выбирает главную карточку по вашему правилу, например первую по дате создания, и может учитывать схожесть имени.
• Решает, что делать с каждым полем: склеить значения, оставить из главной карточки или, в расширенной версии, взять более полное.
• Не даёт создать дубль руками: при создании или изменении контакта менеджер увидит, что такой клиент уже есть, и сможет прикрепить его вместо нового.
• Ведёт историю объединений - видно, что склеено, что пропущено и почему.

Для сделок есть отдельный виджет - «Автодубли сделок»: он объединяет повторные сделки одного клиента, учитывает воронки, исключённые этапы и время между сделками, а может не склеивать, а только отмечать дубли тегом.

Как сделать, чтобы дублей было меньше

Штатный «Контроль дублей» для заявок

«Контроль дублей» в amoCRM проверяет входящие заявки из форм, мессенджеров и интеграций и при совпадении объединяет заявку с уже существующей сделкой, а не создаёт новую. Правила задаются для каждой воронки:

1. Откройте «Сделки» и нажмите «Настроить» над воронкой.
2. В блоке «Источники сделок» найдите «Контроль дублей» и нажмите «Настроить правила».
3. На вкладке «Источники» включите источники, заявки из которых нужно проверять. По умолчанию новая сделка создаётся, даже если заявка - дубль.
4. На вкладке «Настройка правил» выберите, по чему искать совпадения (телефон, email, Big Data, пиксель отслеживания или своё поле), в каких воронках и этапах, что делать при конфликте данных и после объединения - например, поставить задачу. Сохраните.

Учтите: если по заявке нашлось больше трёх дублей, объединения не будет. «Контроль дублей» работает с входящими заявками и сделками - дубли контактов, которые уже накопились в базе, он не объединяет.

Что ещё помогает

• Приводите телефоны к одному формату.
• Перед созданием контакта ищите клиента по телефону в строке поиска.
• Включите запрет на создание дублей - в виджете это настройка «Запрет на создание дубля».

Частые вопросы